Perdida em Marte? Não, perdida na caixa de e-mail mesmo

E-mail sempre foi uma ferramenta muito importante em todas as empresas que trabalhei. A grande maioria das coisas aconteciam na caixa de e-mail. Justamente por isso, é difícil manter a caixa organizada e não se perder no meio de tanta informação. Eu havia esquecido completamente o que era isso. Há mais de um ano, eu vinha trabalhando num meio no qual o e-mail era secundário. Se você não quisesse resolver ou comunicar algo, era só enviar um e-mail. Não fazia parte da cultura usar o e-mail como forma de comunicação.

Voltei a trabalhar com e-mails e, antes que a coisa saísse do controle, resolvi adotar desde o primeiro dia as práticas sobre e-mail que eu aprendi com o método GTD. GTD significa Get Things Done e o objetivo é ajudar você a se manter organizado, não esquecer coisas importantes, não ficar adiando para sempre algo que você quer fazer mas nunca tem tempo, reduzir o stress. Segue a definição oficial deles:

GETTING THINGS DONE^® is a personal productivity methodology that redefines how you approach your life and work.

O método vai muito além de organizar a caixa de e-mails, vale a pena pesquisar sobre ele. Porém eu achei a sugestão de organização de e-mails tão simples e tão legal que mudou a forma como eu sobrevivo à minha caixa de e-mail.

Processar e ler e-mails

Eu gosto desta divisão que o método me apresentou. Eu nunca tinha parado para pensar sobre isso mas ler e processar realmente são coisas diferentes. Quando você lê e-mails, você acaba relendo o mesmo muitas vezes. Já quando você processa o e-mail, você o lê e toma uma ação. Na maioria dos casos, isso evita que você tenha que lê-lo novamente.

A sugestão é que você tenha as pastas:

• Ações da semana: e-mails que requerem uma ação de sua parte na semana corrente;
• Ações futuras: e-mails que requerem uma ação da sua parte mas não na semana atual;
• Aguardando resposta: e-mails que requerem uma ação mas não da sua parte. Você está esperando a resposta de alguém.
• Arquivo: e-mails processados que você quis guardar para referência futura.

O fluxo de processamento é bastante simples:

Pronto! Bem simples! Agora só precisamos de disciplina para executar este fluxo e ter sempre a caixa de e-mail organizada.

Mais importante do que seguir o fluxo, é entender a ideia por trás dele. É fácil perceber que a sua caixa de entrada passa a ser somente o lugar por onde seus e-mails chegam. Não é o lugar para você guardar pendências, informações importantes e etc. Vamos fazer uma analogia com a caixa de correio. Você vai até a caixa, pega a correspondência e classifica(contas, propagandas, comunicados). Você não vai até a caixa, checa o que chegou e deixa lá para depois tomar alguma ação. Você não usa a sua caixa de correio para armazenar sua correspondência.

Eu uso esta organização de pastas. O segredo está em manter o mais simples possível. Se você deixar o processamento dos seus e-mails complexo, você vai falhar nesta tarefa. Você não vai fazer e tudo continuará igual.

Mas não param de chegar e-mails na minha caixa. Vou passar o dia só fazendo isso.

Este é um bom ponto. Eu acabei ficando refém da caixa de e-mail logo quando conheci este método. Eu queria meu inbox zerado. Eu me sentia bem ao olhar a minha caixa de entrada sem nenhum e-mail. Eu dizia para mim mesma: Você é capaz. Você derrotou os e-mails. Nenhuma informação escapou. Adeus aquelas situações constrangedoras onde um colega diz: “Mas eu te enviei um e-mail falando sobre isso!”

Mas a verdade era bem outra. Eu vivia para meu inbox. Para quem leu Sapiens de Yuval Harari vai entender a analogia que eu vou fazer. A caixa de e-mail fez comigo o mesmo que o trigo fez com o ser humano 😛

Por isso é importante estabelecer uma rotina de quando checar e-mails e por quanto tempo. Minha sugestão é que você escolha alguns períodos do dia, por exemplo: manhã, depois do almoço e antes de encerrar o dia de trabalho. Acredito que cada um tem que analisar o contexto da empresa onde trabalha e levar isso em consideração na escolha destes períodos. Se as pessoas usam o e-mail como um aplicativo de mensagens instantâneas, você vai precisar checar mais vezes por dia. Isso também vale para a definição do tempo que você vai dedicar ao processamento dos e-mails. Se você recebe muitos e-mails, mais tempo será necessário.

Dicas e sugestões

Desligue a notificação de chegada de e-mails na sua inbox. Agora você tem horários para checar os e-mails. Não precisa mais delas. Além disso, evita a tentação de abrir o e-mail recém chegado fora dos horários definidos.

Atualmente eu estou usando o Outlook. Então eu mudo a configuração das pastas para exibir a quantidade total de e-mails da pasta e não só os não-lidos. Isso me ajuda rapidamente a identificar o crescimento de pastas como a Ações da Semana e Ações Futuras. É fácil saber quantas ações estão pendentes e não deixar que a coisa saia fora do controle.

Se você tiver a oportunidade de usar um plugin ou uma ferramenta de e-mail com mais recursos, faça isso. Procure por recursos como possibilidade de agendar um horário para o envio de um e-mail, programar o reenvio de e-mail caso uma resposta não chegue no tempo X, reenviar o item para sua caixa de entrada daqui X tempo para te lembrar de algo. Estas funcionalidades ajudam muito.

No meu caso, como não tenho acesso a estas ferramentas, eu utilizo alguns métodos alternativos. Por exemplo, ao enviar um e-mail para alguém que eu preciso da resposta, eu me coloco em cópia. Assim o e-mail vai parar na minha caixa de entrada e eu posso movê-lo para a caixa Aguardando resposta. Se eu preciso de uma resposta até dia Y, eu programo alguns lembretes ou tasks para me lembrar que eu preciso cobrar uma resposta durante o período até o dia Y. Não deixe para cobrar no dia Y porque a probabilidade de você conseguir a resposta que você precisa é baixa.

Não é incomum que a gente receba e-mails de sistemas como o Jira por exemplo falando que fulano criou uma task, moveu um épico, etc. Ou de um sistema de abertura de chamados reportando toda vez que o chamado muda de status. Para isso, eu crio regras que já move este tipo de e-mail para pastas específicas e já como lidas. Assim eu nem gasto tempo com eles no meu inbox.

Use recursos como labels/tags nos e-mails. Isso vai facilitar na hora da busca.

Eu também sou adepta à regra dos 30 dias. Antes de conhecer o método, eu tinha e-mails enviados há mais de um mês na minha caixa de entrada. Eu sempre dizia a mim mesma que ia ler todos aqueles e-mails. O fato é que se havia algo de importante para ser resolvido ou algum assunto urgente, em 30 dias, o mesmo já resolveu por si só sem a necessidade da sua resposta. Não faz sentido que você gaste o seu tempo em coisas tão antigas. Logo, não se sinta mal de arquivar todas as mensagens da sua caixa de entrada enviadas há mais de 30 dias. Muitas vezes isso é necessário para dar inicio ao processo.

Mas será que isso vai me ajudar?

Isso só você mesmo pode dizer. Eu utilizo esta técnica há bastante tempo e já apliquei a mesma em 3 empresas de diferentes segmentos nas quais eu trabalhei depois de conhecer o método. E funcionou em todas para mim.

Não substime o poder opressor que o inbox pode ter sobre você. Eu já cheguei a ter mais de 3000 e-mails no inbox. Eu me sentia dentro do caos, com a situação fora de controle. Eu me sentia sobrecarregada e incapaz pois a cada dia que passava, o número só aumentava. Parecia que eu não tava dando conta e que tudo ia explodir em algum momento sem nem mesmo eu saber porque.

Adotar esta prática significou mais do que organização, ganho de produtividade ou uso mais eficiente do meu tempo. Eu me sinto no controle da situação, capaz e com menos stress.

Se você se sente perdido e não sabe o que fazer com a sua caixa de e-mails, experimente. Pesquise sobre o assunto. Tem muito material sobre a aplicação de GTD no inbox por aí. Depois me conta como foi a sua experiência! 🙂