Reuniões: Como participantes colaboram para reuniões mais produtivas?

Os dois posts anteriores sobre reunião foram direcionados para o host, o anfitrião da reunião. Mas e quando somos participantes? O que podemos fazer para que a reunião seja o mais produtiva possível?

Resposta ao invite

Muitas pessoas tem o hábito de não definir a sua participação na reunião, seja aceitando ou declinando. Quando a gente não responde ao invite, o host não sabe se terá todas as pessoas necessárias e isso atrapalha o planejamento da reunião.

Ao declinar o invite, você permite que o host remarque a reunião para um outro dia/horário de forma antecipada e evita aquela situação em que todos estão na reunião, o host te manda uma mensagem perguntando se você vem, você responde que não e todos na sala perderam tempo pois terá que ser remarcada.

No final da sexta, eu reviso a minha agenda da semana seguinte, vejo se alguma reunião está sem resposta e faço meu planejamento. Também faço isso todo final de dia, olhando a agenda do dia seguinte. Nem sempre a gente consegue aceitar/declinar no momento que o invite chega e por isso é importante ter estes momentos de revisão da agenda.

Pauta

Nem todas as pessoas tem o hábito de enviar a pauta/objetivos da reunião junto com o invite. Se você recebe uma reunião sem pauta/objetivos, você até pode ter uma noção do que se trata mas não sabe quais os resultados esperados. Será que você é a pessoa que tem o poder de tomar decisões sobre o tema? Será que você é a pessoa do seu time que mais conhece este assunto? Será que você precisaria se preparar antes? Será que esperam que você leve alguma resposta? Enfim, totalmente improdutivo.

Se receber uma reunião sem pauta/objetivos, responda o convite perguntando ao host sobre o tema da reunião/objetivos/resultados esperados. Sua pergunta vai ajudar a pessoa a refletir sobre a reunião, sobre o que ela almeja e ajudar os participantes na preparação ou indicação de pessoas que possam contribuir mais do que eles.

Quando há uma descrição no corpo da reunião, leia! 🙂 Entenda se você é mesmo a pessoa mais indicada para participar. Caso tenha algum documento para leitura prévia, leia 🙂 e evite atrasar o andamento da reunião com perguntas ou colocações que já estavam respondidas ou consideradas no documento.

Encaminhamento

Quem nunca passou pela situação de marcar uma reunião com 5 pessoas e ver seu invite sendo encaminhado e a reunião de 5 vira 20?

Antes de encaminhar um convite de reunião, verifique se o host deixou esta possibilidade aberta. Quando o host não tem restrição sobre encaminhamento, a pessoa vai deixar claro no corpo do convite. Exemplo: “Fiquem à vontade para encaminhar o invite para quem mais você julgar necessário participar.” Neste caso, o encaminhamento está previsto.

Se a pessoa host não deixou isso claro, você deve perguntar antes de encaminhar. Você já parou para se perguntar porque a pessoa host não incluiu a pessoa A ou B no invite? Pode ter uma razão para isso e, se você encaminha sem perguntar, pode gerar uma situação constrangedora.

Já aconteceu comigo de marcar uma reunião com uma pessoa para pegar a opinião aberta, franca, sincera sobre um tópico e a pessoa encaminhou para outras. A minha intenção era falar apenas com a pessoa convidada. Eu cancelei a reunião pois meu objetivo não seria atingido com a participação de outras pessoas.

Outra situação foi quando eu marquei uma reunião a pedido do meu gestor convidando somente as pessoas indicadas por ele. Uma das pessoas convidadas encaminhou para 3 de seus diretos. Foi uma situação chata pois eu tive que falar para o convidado que meu gestor queria o fórum restrito às lideranças e excluir as pessoas do convite.

Pontualidade

Seja pontual! Entre na reunião/call no horário marcado.

Caso algum imprevisto ocorra, avise o host. Quando você avisa que irá se atrasar alguns minutos (estabeleça um valor, 3 min, 5 min), você tira o host e os demais participantes daquela situação de suspense (será que vem? mando mensagem?). Com o conhecimento do seu atraso, o host pode comunicar aos demais participantes e optar por iniciar sem você ou esperar. Caso a opção seja esperar, os participantes poderão aproveitar este tempo para pegar uma água, verificar e-mail, responder alguma mensagem. Ou seja, fazer algo com este seu tempo de atraso.

Eu vejo como sinal de respeito com o tempo dos demais quando alguém avisa do atraso.

Mas assim, se avisou que ia atrasar 5 minutos, atrase 5 minutos e não 10, ok? 😛

Espero que esta série de posts tenha te ajudado com ideias de melhorar a realização de reuniões e usar melhor o tempo de todos. Se você tem alguma dica que eu não listei aqui, deixa nos comentários. O compartilhamento de conhecimento é uma ferramenta poderosa para o desenvolvimento pessoal e no processo de melhoria contínua.