Reuniões: Dicas de execução para o host

Este é o segundo post da série “Reuniões”. No post passado, eu compartilhei o passo-a-passo que eu sigo para marcar reuniões realmente necessárias e que atinjam objetivos tangíveis. Mas o agendamento é apenas o primeiro passo, é o planejamento. Este post tratará do segundo passo, execução.

Atrasos

Depois do meu curso com a professora Sandra Liger (há mais de 10 anos atrás), eu passei a adotar o lema que ela usava em aula: “Esperar os atrasados é penalizar quem chegou no horário.” Porém, eu mudei de ideia com o trabalho remoto. O trabalho remoto fez a minha agenda ficar impossível. Frequentemente, eu entro numa sequencia de reuniões (3, 4) sem intervalos. Não há tempo para buscar água na cozinha ou ir ao banheiro.

Diante desta nova realidade, eu passei a adotar um tempo de tolerância de 5 minutos para reuniões de mais de 30 minutos (reuniões, com durações menores que 30 min, não permitem atrasos).

Em casos em que apenas uma pessoa está faltando, eu envio uma mensagem avisando que estou começando a reunião e inicio mesmo que os 5 minutos não tenham passado. Se todo mundo chegou no horário, precisamos demonstrar respeito pelo tempo de todos.

Se você espera 5 minutos, porque você já não marca 5 minutos depois do horário que você marcaria?

Parece o mais lógico, certo? Porém, a minha experiência foi de que as pessoas continuavam chegando 5 minutos mais tarde porque a reunião anterior atrasou 5 minutos. Eu acredito que isso ocorre porque não há a pressão do inicio da próxima reunião. Se a minha reunião atual tem término previsto para 16hrs e a próxima começa 16:05, as pessoas não se sentem pressionadas a terminar a reunião no horário, estende por mais 5 minutos e chega 5 minutos atrasado na próxima.

Ausência de pessoas mandatórias

No dia da reunião, eu tento olhar quem não respondeu ao invite e mandar mensagem perguntando se a pessoa vai conseguir participar. Se a pessoa responder que não, você já remarca e ninguém perde tempo.

Independentemente de você ter feito o passo anterior, sempre há a possibilidade de que uma pessoa mandatória para a discussão do tema não entre na reunião/call. Envie uma mensagem (teams, slack, chat) perguntando se aconteceu algo e enquanto isso comece a introdução da reunião. Se a pessoa respondeu que não poderá participar ou passou 5 minutos e a pessoa não respondeu, pare e reagende a sessão.

Quando uma pessoa mandatória falta a uma reunião e você insiste em realizá-la mesmo assim, é fato que você terá que fazer uma nova reunião, sobre o mesmo tema, com as mesmas pessoas, para colocar a pessoa por dentro do assunto. As pessoas que estavam presentes na reunião anterior tem o seu tempo desperdiçado, uma vez que tem que fazer a mesma coisa duas vezes. É uma espécie de retrabalho.

Quem trabalha comigo sabe que avalio “quanto custa a reunião”. Para uma reunião de uma hora duplicada, é uma hora da remuneração de cada uma daquelas pessoas que eu estou jogando fora, gastando indevidamente. Não é só uma questão de bom uso do tempo, é uma questão de bom uso dos recursos da empresa, do seu budget.

Documentos com leitura prévia obrigatória

Em alguns casos, você pode ter enviado um documento de leitura obrigatória para a discussão no corpo do convite da reunião. E é bem possível que alguém não tenha lido o documento. Aqui eu vejo duas saídas possíveis:

• Inicia-se a reunião perguntando se todos leram e, caso contrário, estabelece-se um tempo para que todos leiam.
• Como você escreveu que a leitura era mandatória, inicie a reunião assumindo que todos leram e, caso apareçam dúvidas ou questionamentos que já estão esclarecidos no documento, informe a pessoa que está no documento e que, para garantir o andamento da pauta, este tópico não será tratado na reunião.

Controle do tempo

Para me ajudar a controlar o tempo, eu costumo colocar duração do lado das pautas quando eu envio o invite. Exemplo:

• Feedback sobre a qualidade das últimas entregas. 5 min
• Listar aditivos que queremos no novo contrato. 15 min
• Definir os indicadores. 30 min

Isso ajuda bastante o controle do tempo. Se você está no 10o. minuto da reunião ainda coletando feedback, você precisa decidir se quer continuar na pauta arriscando-se a não discutir as demais ou se passa para próxima. E para ajudar nesta decisão, é importante que você tenha organizado a pauta por ordem de importância (maior para a menor) ou por ordem lógica (para discutir Y, temos que falar sobre X antes).

Finalização

Não esqueça de reservar alguns minutos no final da reunião para fazer uma revisão da reunião. Leia os objetivos e indique quais foram atingidos e quais não foram. E confirme os próximos passos/tarefas que foram definidos e os responsáveis por realizá-los e o prazo. Tente obter algum tipo de concordância dos participantes com este resumo perguntando “É isso? Está faltando algo?” ou “Todos estão de acordo?”.

Este hábito “ressalta” para todos o que foi decidido, o que deve ser feito por quem e até quando. Se você disse algo como “Preencher a planilha de avaliação dos fornecedores até 10/11, responsável João”, com certeza o João vai se manifestar caso ele não tenha entendido que esta tarefa tenha ficado com ele ou que ele não poderá fazer no prazo. Isso evita atritos posteriores por falta de entendimento de quem deveria fazer o que e ajuda a garantir que a coisas não fiquem esquecidas.

Pós-reunião

Os nossos dias são muito corridos. A gente se compromete com algo numa reunião, em seguida entra em outra sobre outro tema e se compromete com outras coisas. Isso se repete diversas vezes ao longo do dia. É fácil de esquecer o quais decisões foram tomadas e quais os próximos passos de uma determinada reunião.

Para me ajudar e ajudar os participantes, eu costumo enviar um resumo da reunião. Não é uma ata. É um resumo mesmo. Exemplo:

Nesta sessão, decidimos que vamos postergar o vencimento do contrato em 2 meses, enquanto pesquisamos outros fornecedores. Os próximos passos são:

• Submeter o pedido para área de compras. Responsável: João. Prazo: 30/10
• Elencar uma lista de pelo menos 3 novos fornecedores. Responsável: Ana. Prazo: 20/10

Este resumo ajuda muito na organização de todos. Em algum momento, a pessoa lerá seus e-mails, verá a tarefa pela qual ficou responsável e na mesma hora já pode reservar um período da agenda para se dedicar a ela.

Um outro papel importante do resumo é na manutenção do histórico do que já foi discutido, por quem, quais os próximos passos e etc. Pessoas são movimentadas dentro da organização, times trocam de liderança, pessoas deixam a organização, pessoas novas se juntam ao time. É tudo muito dinâmico. O resumo ajuda para que o histórico não se vá junto com as pessoas.

Resumo

• Garanta que todas as pessoas mandatórias estejam na reunião. Caso contrário remarque.
• Tenha claro sua tolerância para atrasos.
• Organize os tópicos por ordem de importância ou por ordem lógica.
• Reserve um tempo no final da reunião para parafrasear as decisões e as tarefas.
• Envie um resumo com as decisões tomadas e as tarefas levantadas na reunião. As tarefas sempre com responsável e prazo.

Espero que as dicas ajudemos hosts na organização das reuniões. A busca por um bom uso do tempo é constante, temos que estar sempre buscando formas mais eficientes de fazer nossas tarefas cotidianas.