Reuniões: Como ser eficiente?

O trabalho remoto aumentou muito o número de reuniões que você faz por dia. Não tem mais como ir até a mesa do colega e falar 5 minutos sobre algo. Mas isso não é novidade alguma. Já até nos acostumamos a isso. Mas será que temos boas ferramentas para lidar e se comportar da melhor forma possível em reuniões? Será que nossas reuniões são eficientes?

Quero dividir com vocês o que eu uso no meu dia-a-dia buscando assertividade nas reuniões. Este post terá o meu “checklist” para marcar uma reunião. Farei outros posts para condução de reuniões e como selecionar suas reuniões quando você é um convidado.

Devo marcar uma reunião?

Eu sigo passo-a-passo antes de marcar uma reunião.

Há outra forma de atingir o mesmo objetivo?

Antes de marcar uma reunião, eu acho que é preciso tentar resolver de outra forma. A documentação é uma aliada muito importante. Times, que tem a cultura de documentação (documentação útil), economizam tempo com reuniões para explicar um processo, uma funcionalidade, atualizar alguém de algo, passar um status report. Acredite, o tempo investido em documentação tem um retorno exponencial dependendo do tamanho da empresa onde você trabalha.

Uma outra forma é discussão assíncrona por mensagem. Na minha opinião, tem assuntos que não precisam de uma interação face a face para serem resolvidos. Sabemos que a discussão assíncrona pode gerar desentendimentos porque a comunicação escrita não tem volume, tom, expressão. Mas a discussão assíncrona permite que a pessoa pense e pesquise antes de responder.

A reunião precisa ser marcada

Se a reunião realmente precisa ser marcada, o primeiro passo não deveria ser selecionar as pessoas. E nem deveríamos mandar um invite sem corpo. Eu explico o motivo.

Objetivos

Na maioria das vezes, você entra numa reunião sem saber o que se quer como resultado dela. As pessoas discutem, discutem e você sai com uma outra reunião que será marcada. Isso acontece porque o organizador não tem claro quais os objetivos que ele pretendia atingir quando enviou o invite.

A definição dos objetivos traz clareza dos resultados que você quer atingir e te permite avaliar se a reunião teve sucesso ou não.

Breve contexto

Precisamos considerar que nem todos podem estar por dentro do contexto do problema/tópico que a reunião pretende discutir. Logo, ajuda muito inserir um parágrafo descritivo no inicio do corpo do invite sobre o contexto. Caso você tenha uma documentação de apoio ( RFC, contrato, one page), anexe ou coloque o link e deixe claro se a leitura é mandatória ou não.

Pessoas envolvidas

É muito mais fácil envolver as pessoas depois que você tem o contexto e os objetivos definidos. Você tem clareza de quem precisa realmente estar presente para que os objetivos sejam atingidos e convida somente quem precisa estar.

Muitas vezes, queremos que alguém tome conhecimento que a reunião sobre aquele assunto está ocorrendo ou que seria interessante a pessoa estar para agregar com conhecimento/opinião mas ela não é mandatória. Coloque-a como opcional. É muito importante definir quem é mandatório e quem não é.

Isso reduz o número de pessoas na reunião, garante o foco na discussão e que você tem todos que você precisa para atingir os objetivos.

Quantas vezes você já não entrou numa reunião que não sabia porque está ali? Isso ocorreu porque o organizador não tinha clareza de quem realmente precisava estar ali para que os objetivos fossem alcançados.

Agenda

A parte mais difícil é encontrar um horário livre na agenda de todos. O trabalho prévio que você fez vai te ajudar muito neste passo pois você tem certeza que reduziu ao mínimo necessário o número de pessoas que devem estar presentes. Quanto menor o número de pessoas, mais fácil é encontrar um horário.

Para garantir que as pessoas mandatórias estarão presentes, busque um horário livre. Se você agenda sobre um horário que a pessoa já tem um compromisso seja ele provisório ou não, você vai lidar com o risco desta pessoa não comparecer.

Caso o assunto seja urgente e nenhum horário próximo esteja disponível, consulte as pessoas se elas podem remarcar o compromisso atual para abrir espaço para o seu. Muitas vezes, o compromisso já presente na agenda é alguma reunião que a pessoa não precisa estar 😛

Já para as pessoas opcionais, isso não é necessário dado que a reunião poderá ocorrer e ter seus objetivos atingidos sem elas. Caberá a pessoa decidir o que é mais importante e priorizar.

Duração

Reuniões com mais de uma hora de duração sem intervalo tendem a ser menos eficientes. Evite reuniões de 2 horas, 2.5 horas.

Seja conservador na pauta. Não adianta colocar N objetivos numa reunião de 1 hora que requerem discussão. Não vai dar tempo. Considere que uma reunião remota é menos dinâmica que uma presencial. Tem o delay da rede que faz as pessoas se atropelarem, tem a conexão de alguém que cai e a pessoa perde um pedaço da discussão e etc.

A maioria das reuniões que eu participo são de 1 hora e começam e terminam em horários cheios (Ex: inicio 10:00 término 11:00), eu acho uma boa prática determinar o final 5 ou 10 minutos antes do próximo horário cheio. Muitas pessoas entram numa sequencia de reuniões e não tem tempo de pegar uma água na cozinha ou ir ao banheiro. Pode ter certeza que elas serão muito gratas por este pequeno intervalo. 🙂

Exemplo de invite

Inventei um exemplo de contexto e objetivos para deixar de exemplo. Note que mesmo você, que não trabalha nesta empresa, é capaz de identificar o motivo da reunião e o que queremos atingir com ela.

Resumo

• Defina os objetivos
• Escreva brevemente o contexto
• Identifique as pessoas realmente necessárias
• Seja conservador no tamanho da pauta versus duração da reunião
• Evite reuniões muito longas