O que eu aprendi após 1 ano trabalhando totalmente remoto

Estávamos em março de 2020, num dia qualquer, enfrentando nossa rotina diária. De repente, recebemos um comunicado com instruções para que todos trabalhassem de casa a partir do dia seguinte até que novas instruções fossem enviadas. No dia seguinte, o escritório estaria fechado. Naquele momento, eu não podia nem imaginar que esta seria a nova realidade por mais de 1 ano e contando…

No início, você tenta reproduzir o trabalho no escritório. Que time que não tentou reproduzir o famoso “virar a cadeira e perguntar pro colega” através de algum software de comunicação, como o Discord por exemplo? Quem não tentou transformar aquela hora que você ia pegar um café, um colega chegava e vocês começavam a conversar dos mais diversos temas numa experiência on-line? E quantas coisas mais fizemos para tentar recriar o ambiente que tínhamos no escritório.

Se você passou por isso, entendeu que não é possível emular o escritório trabalhando remotamente. Tentar aplicar as mesmas práticas não funcionaram. Foi preciso se adaptar, mudar os processos, abordagens, ferramentas, comunicação e etc. Uma mudança profunda com a qual tivemos que aprender em cena. Sem ensaios prévios. O dia-a-dia tinha mudado completamente. Eu já fiz um post aqui contando a minha experiência com a daily assíncrona. Se você não leu, vale a pena ler. Além da daily, fomos mudando outras coisas que nos ajudaram muito na busca deste novo modelo de trabalho. Aprendemos muito!

Documentação é essencial

No começo, o grupo no discord pode até funcionar. Mas pouco a pouco, as pessoas começam a perceber que uma das maiores vantagens de trabalhar remoto é a flexibilidade de horário. E, como eu comentei no post da daily assíncrona, muitas pessoas mudaram de país. Agora, além de estar cada um na sua casa, cada um está no seu fuso horário.

Situações nas quais você tem uma dúvida, manda uma mensagem para o colega e recebe a reposta 3, 4 horas depois, tornaram-se comuns. E isso se tornava um blocker no andamento das atividades das pessoas. Imagina que você tem uma dúvida no começo do dia e passa o resto esperando uma resposta. Além de ser bem pouco produtivo, é desmotivador e frustrante. Sendo assim, é preciso aceitar que a conversa agora é assíncrona.

Para mitigar este problema, temos que investir em tornar as pessoas cada vez mais autônomas. Ou seja, as pessoas precisam ter acesso à informação para fazer seu trabalho sem depender de outras pessoas. É neste ponto que a documentação torna-se essencial. É preciso promover uma cultura de documentação. E não só do software, mas de tudo. É preciso documentar os processos, as decisões tomadas, o dia-a-dia do time, como resolver problemas e por aí vai.

O bichinho da documentação mordeu a gente e, após 1 ano, alcançamos um nível de documentação para se orgulhar. Mesmo. Eu brincava que nosso objetivo deveria ser responder perguntas no slack/teams com links para documentação e chegamos bem perto disso.

Além de documentar e documentar, é preciso escolher uma única fonte de verdade para a documentação. Isso facilita que as pessoas encontrem a documentação de forma fácil e diminui a possibilidade de que a mesma fique desatualizada porque alguém atualizou no A e não no B. Documentação desatualizada leva a erros e destrói a confiança que as pessoas tem na mesma. E isso vai prejudicar muito a cultura de documentação.

A comunicação passa ser um desafio ainda maior

A comunicação tornou-se cada vez mais escrita e assíncrona. Perdemos os outros elementos de comunicação que tínhamos no escritório como o tom de voz, a postura do corpo, a expressão facial. Agora temos apenas as palavras escritas.

A interpretação passou a ficar a cargo de quem lê. E por mais que você se esforce, vai haver momentos em que o receptor não entenderá a sua mensagem gerando atritos e mal entendidos. Numa destas situações, a gente parou a discussão escrita e todo mundo entrou numa call. Pronto! 5 minutos e o problema foi resolvido. Nunca antes a frase “Conversando a gente se entende” fez tanto sentido.

O que vai fazer a diferença é a conexão entre as pessoas. Se há conexões verdadeiras, de transparência e confiança, tudo fica mais fácil. Esta conexão nos permite assumir o melhor do que vem de cada pessoa, nos coloca com uma postura aberta para ouvir e falar. Isso deixa tudo muito mais fácil. Por isso é importante investir na construção/manutenção destes laços.

Ligar a câmera é importante

Eu trabalho com muita gente que eu não conheço pessoalmente, só por vídeo. Então, ligar a câmera nas reuniões se torna ainda mais importante. Principalmente nas primeiras interações. É muito mais difícil estabelecer uma conexão só com uma voz do outro lado. Eu me sinto estranha olhando para aquela tela preta enquanto converso com a pessoa. E isso me afeta ainda mais quando estou num 1:1. Surgem dúvidas como: “Como as pessoas estão recebendo este assunto que eu estou apresentando?”, “Será que estão prestando atenção?”, “Será que estão entendendo?”. Ligar a câmera é uma forma de mostrar que você está presente naquele momento, com a atenção voltada para o assunto da reunião e para a pessoa que está falando.

Eu sei que nem sempre é possível. Às vezes a gente acordou com uma cara que fica ainda pior no video ou nosso cabelo está horrível(grande demais, sem corte, com as raízes sem tingir) ou as outras pessoas da casa se sentem desconfortáveis em aparecer no vídeo. Enfim, motivos não faltam. Mas faça um esforço. Quando possível, ligue. Ainda mais se você estiver num 1:1. Você não imagina a diferença que faz e como isso impacta na aproximação entre as pessoas.

Um bom processo de onboarding é fundamental

Muitas pessoas começaram trabalhos novos no meio desta situação de full-remote sem possibilidade alguma de conhecer a empresa e encontrar seus colegas fisicamente. O trabalho totalmente remoto traz medo e insegurança para quem nunca havia experimentado isso antes. Por isso, receber bem os novos membros e os fazerem se sentir bem-vindos e acolhidos tornou-se ainda mais importante. Há estudos que mostram que a experiência do onboarding pode influenciar na retenção destas pessoas na empresa. Pensando um pouco, faz muito sentido. Você vai querer continuar trabalhando num meio em que você não se sente parte? Que você nem sequer conhece seus colegas porque eles não ligam a câmera? Difícil!

Eu acredito que a chave é ter um processo bem definido de onboarding, ter a cultura do buddy, documentação acessível e uma preocupação genuína com as pessoas. Ainda vai ser um pouco difícil mas vai dar tudo certo. Recebemos feedbacks muito positivos dos membros que fizemos onboarding durante este período. Eles relatam que não se sentiram excluídos durante o processo e se sentiram acolhidos pelo time. Eu acredito que o suporte do buddy foi decisivo nisso.

O zoom não é a resposta para tudo

Com a perda do contato diário do escritório, as pessoas acreditam que conseguirão se comunicar melhor se fizerem isso por vídeo, o famoso call. Sendo assim, o número de reuniões aumentou muito com o trabalho remoto tomando um precioso tempo do trabalho criativo. Quem nunca pulou de uma reunião para outra e não conseguiu nem ir pegar um copo d’água? É preciso se manter vigilante e sempre questionar se a reunião precisa ser síncrona. Se você não tiver esta postura questionadora, vai pular de uma reunião para outra sem nem tempo de processar o que foi dito na anterior. E depois, vai ficar até mais tarde para conseguir trabalhar no que deveria ser entregue.

Há assuntos que realmente requerem reuniões como decisões sobre temas complexos ou a decisão da contratação de um novo membro, por exemplo. Outros exemplos de reuniões que eu acredito que precisam ser síncronas são planejamentos e retrospectivas pela importância e impacto no time. Eu acredito que seja óbvio mas não custa reforçar, 1:1s, feedbacks e tópicos sensíveis (desligamentos, doenças, tópicos que envolvem emoções)também precisam ser síncronos.

Você pode estar se perguntando quais são as reuniões que não precisam ser reuniões. Eu sei que há muitas pessoas que ainda agendam reuniões para passar status report, comunicar mudanças em processos, divulgar resultados de experimentos e etc. Eu realmente acredito que estes são grandes exemplos de reuniões que poderiam ser um e-mail, um documento escrito e compartilhado ou até mesmo uma mensagem no slack/teams.

Eu acredito que processos de brainstorming ou de coleta de feedback das pessoas sobre algo podem se beneficiar muito do assíncrono. Escreva um documento, um board ou use qualquer outra ferramenta que sua empresa utilize. Compartilhe com as pessoas e peça para elas deixarem seus comentários. Até pode ser que precise de uma reunião para fechar o assunto. Mas eu posso garantir que ela será mais objetiva e curta.

Conclusão

Todos nós ainda estamos aprendendo com o trabalho remoto. Eu ainda tenho muito o que aprender. Acredito que o caminho é estar sempre buscando conhecimento, ouvir as boas práticas (e também as que não deram certo) de outras equipes/empresas, discutir com o time como melhorar os processos e se manter num constante estado de busca por melhoria. A mudança radical do ambiente organizacional exige tempo para atingir o mesmo nível de maturidade que tinha o modelo de trabalho no escritório.

E para finalizar, eu deixo aqui minha recomendação de um curso gratuito no coursera, o How to manage a remote team. Ele aborda alguns dos tópicos que eu mencionei aqui e outros mais. É bem interessante!