A maioria dos times, que adotam alguma metodologia ágil no desenvolvimento de software, realizam uma cerimônia diária chamada de “daily stand-up meeting” ou apenas “daily”. Esta cerimônia ocorre sempre no mesmo horário e tem um tempo pré-determinado, usualmente de 15 minutos, onde todos os membros do time estão perto do board e respondem a 3 perguntas:
- O que fiz ontem? (a.k.a o que fiz desde a última daily)
- O que eu vou fazer hoje? (a.k.a o que eu vou fazer até a próxima daily)
- Há alguma coisa me bloqueando de forma que eu não consiga avançar?
Através de três perguntas simples, durante apenas 15 minutos, a daily traz vários benefícios. Entre eles:
- Melhora a comunicação entre os membros do time. Todos sabem no que todos estão trabalhando;
- Remove impedimentos. Quando um membro diz que está bloqueado, todos os membros tomam conhecimento e podem oferecer ajuda;
Mas será que este modelo ainda continua sendo válido com todas as mudanças que nosso dia-a-dia sofreu no último ano?
Aspectos importantes da nossa rotina mudaram com o trabalho à distância. Importante sempre ter em mente que a maioria de nós não escolheu trabalhar de casa. Nossa casa nem sequer estava preparada para isso. E é aí que moram os desafios.
A dificuldade de definir um horário
Você precisa adaptar a sua rotina à rotina da casa. Crianças não estão mais indo para escola. As crianças, que assistem aulas à distância, precisam de ajuda dos pais durante as aulas dependendo da faixa etária. Então, pode ser que antes você deixava as crianças no colégio e ia direto para o escritório. Mas agora você precisa começar a trabalhar mais tarde para dar conta de toda esta nova rotina.
Talvez você tenha que revezar com sua esposa/esposo o cuidado com as crianças. Então um começa a trabalhar bem mais cedo do que o normal e o outro fica com as crianças. À tarde, inverte. Quem trabalhou de manhã, fica com as crianças. E quem ficou com as crianças pela manhã, trabalha à tarde.
Você pode ter voltado ao seu país natal que tem um fuso muito diferente do fuso da cidade onde o escritório está(por exemplo São Paulo e Berlim). Você e seus colegas que seguem o fuso de São Paulo não vão trabalhar “juntos” durante todo o tempo pois são 4 horas de diferença.
Eu posso continuar citando várias situações nas quais teremos que ser flexíveis para acomodar a realidade de todos na definição um horário para a daily. Mas acho que não será necessário pois você já deve ter entendido que não será uma tarefa fácil. E quanto maior o time, mais difícil será.
Interrupção do período de foco
Já sei. Provavelmente você deve ter pensado: “Mas a daily é rapidinho. Apenas 15 minutos. Isso não atrapalha.” Sinto muito, mas pode atrapalhar sim.
A natureza do trabalho criativo, que inclui o desenvolvimento de software, não gosta de interrupção. Eu gosto muito de uma analogia que um dos meus podcasters favoritos, Cris Dias, faz. Você lembra do caso do Vanderlei Lima na maratona de Atenas? Ele foi puxado para fora da prova. Ele deve ter perdido apenas uns 10 segundos, porém isso já foi suficiente para travar o ritmo dele. Ele tava na liderança da prova, voltou na liderança mas caiu para a terceira posição. O trabalho criativo é como uma locomotiva, um grande navio. Precisa de tempo e muita energia para começar a fluir, para pegar embalo. Se alguém pará-las, vamos voltar para o início. Vamos precisar de novo do tempo e energia para voltar no ponto em que estava quando foi parada(Inércia).
Com a pandemia, trancados em casa, esta energia e tempo podem ser ainda maiores. A atenção/foco estão intimamente ligados à memória. Para você focar, se concentrar, prestar atenção em algo, como entender um pedaço de código por exemplo, você precisa guardar esta informação na sua memória de trabalho, tipo uma memória RAM. E a memória humana funciona ligada ao contexto.
Por exemplo, quando ainda trabalhávamos no escritório, estar ali era como um portal. A sua memória ligada aos assuntos de trabalho era facilmente evocada pelo contexto de estar no escritório. Era mais fácil retomar de onde parou. Mas agora estamos o tempo todo em casa e o contexto não nos serve mais de nada. Ao sermos interrompidos, é difícil recuperar o foco/atenção pois a memória não tem mais contexto para se apoiar ao ser evocada. Não tem mais o contexto do ambiente de trabalho. Agora tá tudo misturado, o tempo todo. É preciso mais energia, mais tempo para evocar sua memória de trabalho.
Logo, uma interrupção de 15 minutos para a daily pode custar mais de 1 hora. A pessoa pode ter levado 30 minutos para atingir o foco/atenção, pegar embalo. Daí temos a daily de 15 minutos que interrompeu este fluxo. Depois da daily, a pessoa vai demorar mais outros 30 minutos para atingir o mesmo ponto no qual ela estava antes da interrupção.
Benefícios da daily assíncrona
Diante destes novos desafios, a daily assíncrona foi a saída para superá-los. Recentemente, eu postei aqui uma dica de app de slack para daily assíncrona. E posso dizer que funciona bem.
É bastante importante deixar claro para o time que a daily assíncrona tem a mesma importância que a síncrona, ou seja, não é opcional.
Os benefícios da daily assíncrona foram:
- Resolveu o problema do horário. Agora cada um pode postar as respostas das 3 perguntas no seu melhor horário. No nosso caso, o geekbot envia um reminder em determinada hora do dia. Mas não é necessário responder neste horário.
- Resolveu o problema da interrupção. Cada um define o melhor horário para postar as 3 respostas, evita-se a interrupção no meio do período de foco. Ou seja, podemos estar salvando 1 hora do nosso dia.
- Trouxe como benefício a documentação do que é falado na daily:
- Como as 3 respostas ficam registradas no canal, ninguém perde nada e lê quando quiser. Não existe mais aquele problema de perder a daily porque surgiu uma reunião de última hora ou porque seu filho(a) chorou e você precisou ir atendê-lo.
- Stakeholders podem facilmente acompanhar o trabalho que está sendo feito lendo as threads.
- Pode ajudar membros novos do time a se atualizarem sobre o andamento da iniciativa na qual vão trabalhar.
- A documentação produzida pelas threads é ainda mais interessante quando temos pessoas que falam diferentes idiomas no time. Nem todo mundo pode estar no mesmo nível de desenvolvimento do inglês e algumas coisas podem passar batido enquanto se ouve outro membro do time responder as 3 perguntas. Isso não acontece na leitura. Cada um pode ler no seu ritmo e quantas vezes quiser.
- As threads do canal podem ser uma fonte valiosa de informação. Suponha que um bug está ocorrendo e você identifica que ele foi introduzido há 6 semanas. As threads da daily podem te ajudar a entender no que o time estava trabalhando na época e identificar a origem do bug.
- Ficou mais fácil de controlar a daily. Muitas vezes na daily síncrona, surgiam discussões paralelas ou alguém monopolizava a sessão ou as pessoas começavam a discutir soluções no meio da daily. Agora, isso até pode acontecer. Mas fica organizado. Os membros do time podem comentar/conversar na thread do post da pessoa. Se você estiver interessado, você vai ler a thread e acompanhar. Se você notar que não é algo que você precisa saber, você apenas não segue a thread e tudo bem. Poupa tempo de todo mundo.
Nem tudo são flores
Eu concordo com quem diz que a daily assíncrona não é para todo mundo. Pode não ser a melhor solução para o seu caso. Por isso é bastante importante conhecer o time e entender se os benefícios listados acima são necessários para a sua realidade.
Ao adotar daily assíncrona, é preciso ter uma atenção redobrada aos blockers relatados. Pela própria natureza de uma daily assíncrona, eles podem não ser endereçados com a mesma eficácia/eficiência que eram na daily síncrona. Acredito que é papel do Tech Manager ou do Scrum Master acompanhar os blockers bem de perto e garantir que os mesmos sejam removidos.
Um outro fator a se considerar é a proximidade, o quanto a equipe está consolidada como time(o tal do team building). Na realidade do trabalho remoto, onde não existem os bate-papos na máquina do café e os almoços de time, a daily síncrona pode ajudar nisso pois é o único ritual que vai proporcionar o encontro diário entre os membros do time.
Como tudo na vida, ter daily síncrona ou assíncrona, depende do momento e organização do seu time. A ideia aqui era dividir a experiência da implementação da daily assíncrona com dois times e que pode ser uma opção nessa realidade do trabalho remoto.
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