Um grave problema em muitas organizações é considerar estimativa como sinônimo de prazo. Quando um time estima o desenvolvimento de determinada feature em 4 semanas, isso é divulgado e encarado como um compromisso de entrega em 4 semanas. E quando, por motivos diversos, o compromisso não é atingido, a frustração é geral. O cliente se decepciona porque fez um plano de divulgação do seu produto, se comprometeu com seus acionistas/clientes. O gestor se decepciona pois seu time não conseguiu cumprir o compromisso com o cliente. E o time se frustra pois entende que não se comprometeu com este prazo, que era uma estimativa e se sente mal por este gap na comunicação e no entendimento.
Você deve estar se perguntando porque isso acontece. Antes de responder, vamos à definição de estimativa e prazo.
Estimativa
Estimativa é um “chute” embasado, uma expectativa do tempo necessário para concluir uma tarefa. Apesar de ser um “chute”, a mesma deve ser a mais precisa possível e baseada em dados. Uma boa prática é basear-se em tarefas semelhantes anteriormente realizadas. Isso ajuda a melhorar a acurácia desta estimativa. Não vale usar “colchões” e “gordura”. É importante que a estimativa seja justa e dada por quem vai realizar a mesma e não ser influenciada por gestores ou clientes. Apesar de tudo isso, continua carregando um grau de incerteza, de expectativa. Se não tem incerteza em jogo, não é estimativa.
Prazo
Prazo é o deadline. Uma vez que este deadline foi estabelecido, o mesmo não é negociável. É importante lembrar que o cliente faz planos a partir desta data como campanhas de divulgação, compromisso com acionistas, consumidores/clientes de seus produtos. Logo, a entrega no prazo influencia diretamente a satisfação do cliente.
Para exemplificar esta diferença, vamos considerar uma situação cotidiana citada pelo Mike Cohn em seus textos que exploram estas diferenças. Ele tem que pegar a filha dele após a natação e pergunta a ela quando ela estaria pronta(terminou a aula, tomou banho e pronta para ir para casa). Ela então responde que por volta das 17:15. Isso é uma estimativa. Suponha que ele peça um compromisso de estar pronta às 17:15 e caso não esteja, ele irá embora e não esperará por ela. Bom, neste caso ele exige um comprometimento e a faz considerar que neste dia o treinador pode atrasar o fim da aula em 5 minutos ou que ela possa pegar uma maior fila para tomar banho. Diante destas possibilidades reais de atraso, ela firma o compromisso de estar na frente da academia às 17:25.
Este exemplo deixa bem claro o quão frustrante e perigoso é assumir estimativas como prazos/compromissos de entrega. É importante estimar com compromisso, seriedade e transparencia. Mas estimativa é o que é, estimativa. É importante também lembrar que estimativa normalmente é elaborada em menor prazo e sem detalhamento/aprofundamento do pedido do cliente. Quando ela se torna prazo, estamos pulando etapas do processo e unificando conceitos totalmente diferentes gerando um gap no entendimento e no comprometimento de cada um dos envolvidos.
anapaulamota.me 
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